Bạn nào làm việc ở công ty Nhật sẽ thấy có một điểm chung là công ty Nhật rất nhiều cuộc họp, và đa phần trong các cuộc họp sẽ có một người đảm nhận nhiệm vụ ghi biên bản cuộc họp - tiếng Nhật gọi là 議事録 （ぎじろく）. Kinh khủng hơn là nhiệm vụ này lại thường được giao cho "lính mới" đảm trách.
Hồi mới đi làm mình rất sợ bị phân viết biên bản cuộc họp, vì nghe hiểu hết ý mấy bác Nhật nói vừa nhanh vừa vòng vèo đã khó, nói gì đến việc phải ghi chép tức tốc nội dung toàn cuộc họp. Tuy nhiên, sợ là động lực để chúng ta có sự chuẩn bị tốt hơn. Sau bao năm đi làm, viết bao nhiêu biên bản cuộc họp, giờ mình đã có thể tự tin chia sẻ một vài bí kíp để bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ này một cách tự tin và hiệu quả.
営業部長：「来期重点目標は日本国内で売り上げを3倍にする事だ。みなさん、達成できるように頑張りましょう。各自でまず自分の売り上げの目標を設定して、今月末まで山田さんに連絡してください。山田さんはそれに基づいて部署全体の実施案を私に報告してくれますか。遅くても来月末まではもらいたいな。」
＝＞ 来期の日本国内売り上げ３倍増を目的とする。
各自目標を設定し、月末まで山田さんへ連絡。
来月末まで部署の実施案を部長に報告（山田さん）
Các động từ kết thúc bằng する như 連絡する、報告する、記載する có thể lược bỏ phần する . Động từ không phải dạng trên thì chuyển sang thể ます rồi bỏ ます đi, ví dụ như まとめます => まとめ, 決めます => 決め, 決まります => 決まり。 Các が、は、を、の v.v. cũng có thể lược bỏ nếu không ảnh hưởng đến nghĩa toàn câu (nhưng đừng lược quá mà biên bản tiếng Nhật trở thành biên bản tiếng Trung vì chỉ còn toàn kanji)
*Phần người tham gia chú ý ghi theo thứ tự chức danh từ cao xuống thấp nếu cùng một công ty, nếu khác công ty thì đương nhiên phía bên khách hàng sẽ phải được ghi trước. Tên khách hàng tất cả đều phải 様 hoặc ghi chức danh như 社長、部長、係長 . Đây là lý do vì sao lúc mở đầu các cuộc họp bao giờ người Nhật cũng có thói quen xếp hàng theo thứ tự từ trên xuống dưới rồi trao đổi danh thiếp cho nhau. Nếu bạn nhận danh thiếp thì nhớ đừng xáo trộn thứ tự lúc nhận. Lúc viết biên bản thì kiểm tra tên và chức danh của phía đối tác cẩn thận theo thứ tự danh thiếp đã nhận. Nếu cuộc họp trong nội bộ công ty mà không câu nệ thứ tự cao thấp thì có thể xếp tên theo bảng chữ cái tiếng Nhật, tên có thể chỉ viết vắn tắt họ, bỏ qua phần 〜さん rồi cuối câu mở ngoặc （敬称略）（けいしょうりゃく）. Tên mình thì để cuối và mở ngoặc ghi （ 記）（き）vì mình là thư kí cuộc họp.
** Người vắng mặt chỉ ghi nếu cần thiết. Trong các cuộc họp thường kì nội bộ công ty, thay vì liệt kê hết tên mọi người trong bộ phận thì chỉ ghi tên những người vắng mặt sẽ dễ dàng để check hơn.
【要旨】（ようし）hay là【まとめ】
XXX件について、⚪️⚪️実施決定。
YYY件について、⚪️⚪️延期決定。
Đây là phần ghi tóm tắt diễn biến cuộc họp. Phần này các bạn có thể chuẩn bị trước những việc như sau:
Trong phần này, bạn chú ý ghi chép chi tiết phần kết quả thảo luận (thống nhất gì về việc abcxyz, kế hoạch cụ thể ai/làm việc gì/đến bao giờ).
・日時、場所（にちじ、ばしょ）
・会長（かいちょう）：⚪️⚪️、議事録（ぎじろく）：⚪️⚪️
Và cuối cùng là đóng văn bản bằng hai chữ 以上（いじょう）. Phù, các bạn đã xong rồi đó (ôi mình cũng xong rồi, bài dài ơi là dài).
Nếu các bạn có thắc mắc hoặc có bí quyết gì của riêng mình trong việc viết biên bản thì cùng chia sẻ nhé. Và nhớ like trang facebook hoặc bookmark trang blog này để được cập nhật thường xuyên những bí quyết về học và luyện thi tiếng Nhật cũng như cách nâng cao các kĩ năng khi làm việc ở công ty Nhật hoặc với đối tác người Nhật.
Hồi mới đi làm mình rất sợ bị phân viết biên bản cuộc họp, vì nghe hiểu hết ý mấy bác Nhật nói vừa nhanh vừa vòng vèo đã khó, nói gì đến việc phải ghi chép tức tốc nội dung toàn cuộc họp. Tuy nhiên, sợ là động lực để chúng ta có sự chuẩn bị tốt hơn. Sau bao năm đi làm, viết bao nhiêu biên bản cuộc họp, giờ mình đã có thể tự tin chia sẻ một vài bí kíp để bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ này một cách tự tin và hiệu quả.
Bí kíp đầu tiên: Hiểu mục đích của biên bản cuộc họp 議事録（ぎじろく）
Hình thức hay nội dung cuộc họp có thể rất đa dạng, nhưng mục đích của biên bản chỉ gói gọn trong 3 điều sau đây:- Cho những người không tham gia cuộc họp có thể nắm bắt dễ dàng ý chính nội dung đã thảo luận và những quyết định đã được đưa ra trong cuộc họp (phần sau quan trọng hơn)
- Cho những người đã tham gia cuộc họp kiểm tra và xác nhận lại nội dung thảo luận (nếu chẳng may ngủ quên đoạn đó) và xác nhận những quyết định (thường là ai - phải làm gì - đến thời hạn bao giờ) đã được thống nhất trong cuộc họp (check xem mình có tên trong action plan hay không)
- Lưu lại bằng chứng về những quyết định đã được thống nhất trong cuộc họp để sau này (ví du như kì họp sau) có thể kiểm tra tiến độ và truy cứu trách nhiệm nếu ai đó chưa hoàn thành (đây là cách để người Nhật không có thói quen dùng chiêu hứa lèo - nói mà không làm - vì sẽ bị chất vất bằng chứng vật chứng ngay lập tức.)
- Ngắn gọn
- Bố cục dễ nhìn, theo một format chung dễ hiểu
- Trình bày đơn giản theo kiểu gạch đầu dòng hoặc đánh số
- Tiếng Nhật câu cú đúng ngữ pháp, lịch sự (các thể です、ます có thể lược bỏ). Chỉ cần từ khoá đúng và đủ, người đọc có thể hiểu được ý.
- Sát 100% câu từng câu, từ từng từ với lời của người phát biểu. Bạn có thể dùng từ thay thế đơn giản ngắn gọn, những phần と思う、と考える、のではないか。。。 có thể lược bỏ hết. Bạn chỉ cần ghi lại key word, thường là danh từ, động từ và tính từ trong câu.
営業部長：「来期重点目標は日本国内で売り上げを3倍にする事だ。みなさん、達成できるように頑張りましょう。各自でまず自分の売り上げの目標を設定して、今月末まで山田さんに連絡してください。山田さんはそれに基づいて部署全体の実施案を私に報告してくれますか。遅くても来月末まではもらいたいな。」
＝＞ 来期の日本国内売り上げ３倍増を目的とする。
各自目標を設定し、月末まで山田さんへ連絡。
来月末まで部署の実施案を部長に報告（山田さん）
Các động từ kết thúc bằng する như 連絡する、報告する、記載する có thể lược bỏ phần する . Động từ không phải dạng trên thì chuyển sang thể ます rồi bỏ ます đi, ví dụ như まとめます => まとめ, 決めます => 決め, 決まります => 決まり。 Các が、は、を、の v.v. cũng có thể lược bỏ nếu không ảnh hưởng đến nghĩa toàn câu (nhưng đừng lược quá mà biên bản tiếng Nhật trở thành biên bản tiếng Trung vì chỉ còn toàn kanji)
Bí kíp thứ hai: Chuẩn bị format sẵn và đến lúc họp chỉ cần nghe và điền vào khoảng trống
Format thường dùng nhất của mình như sau:Phần 1: Vài thông tin cơ bản về cuộc họp
- Tên cuộc họp: Ví dụ ⚪️⚪️定例会（ていれいかい）
- Ngày giờ 【日時】（にちじ）
- Địa điểm 【場所】（ばしょ） X社Y会議室
- Người tham gia 【参加者・出席者】（さんかしゃ・しゅっせきしゃ） *
- Người vắng mặt 【欠席者】（けっせきしゃ）**
*Phần người tham gia chú ý ghi theo thứ tự chức danh từ cao xuống thấp nếu cùng một công ty, nếu khác công ty thì đương nhiên phía bên khách hàng sẽ phải được ghi trước. Tên khách hàng tất cả đều phải 様 hoặc ghi chức danh như 社長、部長、係長 . Đây là lý do vì sao lúc mở đầu các cuộc họp bao giờ người Nhật cũng có thói quen xếp hàng theo thứ tự từ trên xuống dưới rồi trao đổi danh thiếp cho nhau. Nếu bạn nhận danh thiếp thì nhớ đừng xáo trộn thứ tự lúc nhận. Lúc viết biên bản thì kiểm tra tên và chức danh của phía đối tác cẩn thận theo thứ tự danh thiếp đã nhận. Nếu cuộc họp trong nội bộ công ty mà không câu nệ thứ tự cao thấp thì có thể xếp tên theo bảng chữ cái tiếng Nhật, tên có thể chỉ viết vắn tắt họ, bỏ qua phần 〜さん rồi cuối câu mở ngoặc （敬称略）（けいしょうりゃく）. Tên mình thì để cuối và mở ngoặc ghi （ 記）（き）vì mình là thư kí cuộc họp.
** Người vắng mặt chỉ ghi nếu cần thiết. Trong các cuộc họp thường kì nội bộ công ty, thay vì liệt kê hết tên mọi người trong bộ phận thì chỉ ghi tên những người vắng mặt sẽ dễ dàng để check hơn.
Phần 2: Tóm tắt ý chính của những quyết định, kết quả của cuộc họp.
Phần này là phần quan trọng nhất của biên bản, những người bận rộn thường chỉ đọc phần này rồi lướt qua các phần còn lại. Lý do đưa phần này lên đầu là do nguyên tắc 結論から話す・書く (nói/viết bắt đầu từ kết luận) trong business. Mọi người sẽ không đủ kiên nhẫn để đọc nội dung chi tiết cuộc họp dài một hay hai trang A4 để lý giải vì sao các quyết định như thế được đưa ra, mà điều họ cần biết đầu tiên là kết quả tranh luận trong cuộc họp thế nào, rồi họ sẽ đọc phần chi tiết nếu muốn biết rõ 経緯（ けいい）- quá trình vì sao dẫn đến quyết định đó trong phần 3. Bạn có thể tham khảo mẫu như sau:【要旨】（ようし）hay là【まとめ】
XXX件について、⚪️⚪️実施決定。
YYY件について、⚪️⚪️延期決定。
Phần 3: Nội dung chi tiết cuộc họp
【議事の詳細】（ぎじのしょうさい）
- Kiểm tra xem agenda (mục lục) cuộc họp có được thông báo trước hay không, thường nó được đính kèm trong thư mời họp. Nếu không có agenda trong thư mời thì bạn có thể hỏi chủ toạ cuộc họp hôm trước đó để cập nhật. Có agenda rồi thì rất dễ, các bạn chỉ việc copy paste vào biên bản nháp rồi khi họp cứ ghi chép memo theo thứ tự agenda.
- Kiểm tra các văn bản tài liệu đính kèm đã được gửi tới trước cuộc họp để nắm được các nội dung chính. Vì lần đầu tiên nghe một vấn đề không quen thuộc sẽ rất khó để lý giải và nắm bắt hết được các ý, nên mình khuyến khích các bạn xem trước tài liệu (thường là slide hoặc văn bản) để làm quen trước với từ và nắm trước nội dung sẽ được trình bày.
- Trong trường hợp các tài liệu này cũng được gửi cho toàn thể thành viên tham gia trong hoặc sau cuộc họp, bạn không cần phải ghi chi tiết các ý trong từng bài phát biểu, chỉ chú ý ghi chép những gì được thảo luận thêm ngoài văn bản có sẵn như câu hỏi và trả lời trong cuộc họp, còn lại có thể ghi 詳細は⚪️⚪️資料を参照。（しょうさいは⚪️⚪️しりょうをさんしょう - nội dung chi tiết tham khảo tài liệu ⚪️⚪️）
Trong phần này, bạn chú ý ghi chép chi tiết phần kết quả thảo luận (thống nhất gì về việc abcxyz, kế hoạch cụ thể ai/làm việc gì/đến bao giờ).
Phần 4: (option nếu đây là cuộc họp thường kì) Thông tin về cuộc họp kì sau
【次回の会議】（じかいのかいぎ）・日時、場所（にちじ、ばしょ）
・会長（かいちょう）：⚪️⚪️、議事録（ぎじろく）：⚪️⚪️
Và cuối cùng là đóng văn bản bằng hai chữ 以上（いじょう）. Phù, các bạn đã xong rồi đó (ôi mình cũng xong rồi, bài dài ơi là dài).
***
Tuy nhiên, rất tiếc là công việc của thư kí (người đẹp nhưng chân không dài) vẫn chưa thật sự kết thúc. Sau khi hoàn thành việc soạn biên bản, các bước tiếp theo là:- Nếu bạn tự tin về nội dung biên bản đã soạn thì có thể gửi trực tiếp cho những người tham dự cuộc họp, kèm theo câu nếu có gì cần thêm bớt hay chỉnh sửa（過不足または訂正）thì liên lạc bạn. Nếu biên bản ngắn thì có thể viết trực tiếp trong mail, biên bản dài thì nên viết riêng bằng file word hoặc pdf... rồi đính kèm mail.
- Nếu bạn là lính mới và chưa tự tin lắm về ghi chép của mình thì có thể gửi biên bản cho chủ toạ cuộc họp trước, nhờ kiểm tra xong rồi mới gửi cho tất cả mọi người.
- Lưu lại biên bản bằng format và theo thủ tục mà công ty/bộ phận chỉ định như lưu file vào folder chung, tải lên mạng nội bộ công ty...
- Thời điểm thích hợp để gửi biên bản sau cuộc họp là sớm nhất nếu bạn có thể, trễ nhất là ngày hôm sau cuộc họp. Đừng để họp xong 3, 4 ngày rồi mới gửi biên bản (khi đó mục đích của biên bản cũng đã giảm sút trầm trọng)
- Nếu là cuộc họp thường kì trong công ty thì trước cuộc họp, bạn nên kiểm tra biên bản cuộc họp kì trước để xem có nội dung gì mà cuộc họp trước chưa giải quyết hết và cần follow up ở cuộc họp bạn đảm nhiệm thư kí hay không. Điều này còn giúp ích rất lớn cho chủ toạ cuộc họp nữa nếu chủ toạ quên mất khoản này do bận rộn quá.
- Nếu đây là cuộc họp đầu tiên của bạn với khách hàng/đối tác, việc gửi mail cám ơn và tóm tắt nội dung đã thảo luận trong cuộc họp, kèm những action plan đã quyết trong cuộc họp như gửi bảng giá, thiết lập cuộc họp tiếp theo... ngay sau khi họp mặt sẽ ghi điểm cao với sếp và đối tác (ít nhất kí ức của họ về bạn sẽ đậm hơn một tí). Nó cũng giúp bạn sau này dễ dàng kiểm tra xem hôm đấy đã gặp ai thảo luận gì, nếu trí nhớ của bạn không tốt như máy tính điện tử.
- Nếu cuộc họp trong công ty mà bạn là lính mới và chưa biết mặt chủ toạ thì nên tranh thủ cơ hội này làm thân với họ trước, trong, và sau cuộc họp bằng việc chủ động liên hệ trước cuộc họp giới thiệu bản thân, sau cuộc họp thì nhờ check biên bản... Người chủ toạ cuộc họp thường là người có kinh nghiệm lâu năm trong công ty hơn, và nếu họ không quá bận rộn thì thường sẽ sẵn sàng chỉ bảo nhiều thứ cho bạn nếu bạn có ý học hỏi.
- Nếu cuộc họp nhỏ, ít thành viên và bạn không còn là lính mới, đôi lúc bạn sẽ đảm nhận vai trò chủ toạ (facilitator 議長) mà không có thư kí đi kèm. Những lúc đó đôi khi bạn chỉ chú tâm vào việc chủ toạ mà quên mất việc tóm tắt biên bản cuộc họp sau đó. Mình đặc biệt khuyến khích dù là cuộc họp nhỏ và ít thành viên đi chăng nữa, tạo thói quen gửi thư tóm tắt nội dung đã họp sau khi meeting không những giúp bạn nâng cao kĩ năng ghi biên bản, mà còn giúp bạn chắc chắn rằng bạn và những người tham gia cuộc họp cùng chia sẻ những đồng thuận chung về nội dung đã thảo luận và remind họ về những gì họ đã hứa sẽ làm trong cuộc họp. Sẽ rất có ích nếu sau đó bạn phải kiểm tra tiến độ dự án, check xem có ai quên/trễ việc hay không. Tin mình đi, nếu tên mình bị ghi chình ình trên biên bản cuộc họp bảo rằng đến ngày này tháng này phải hoàn thành ABCXYZ, rồi có CC thêm người thứ ba (mà còn là sếp của mình) vào đấy nữa thì có cố cách mấy mình cũng không thể quên hoặc lờ việc đó đi được. Và chắc chắn người khác cũng vậy.
Nếu các bạn có thắc mắc hoặc có bí quyết gì của riêng mình trong việc viết biên bản thì cùng chia sẻ nhé. Và nhớ like trang facebook hoặc bookmark trang blog này để được cập nhật thường xuyên những bí quyết về học và luyện thi tiếng Nhật cũng như cách nâng cao các kĩ năng khi làm việc ở công ty Nhật hoặc với đối tác người Nhật.
Những hành trình dài đều bắt đầu từ những bước chân nhỏ.
Nếu bạn thật sự muốn, cả vũ trụ sẽ chung tay giúp sức.
Cứ đi, rồi sẽ đến!
Taki Nihongo
Comments
Post a Comment
Thắc mắc về tiếng Nhật của bạn là gì?